De tempos em tempos, a tecnologia dá saltos enormes em seu processo de aprimoramento. E o surgimento de plataformas e serviços de armazenamento, que vieram para facilitar o dia a dia das pessoas, é um desses exemplos. Na era da Big Data e da significativa quantidade de arquivos digitais produzidos diariamente, é praticamente impossível imaginar a internet sem a funcionalidade de um sistema como esse.

Até 2012, o público não imaginava ser possível acessar um arquivo armazenado em um “HD virtual”, como é feito com o armazenamento em nuvem hoje em dia, onde podemos acessar a qualquer hora, em qualquer lugar e por qualquer dispositivo conectado à internet.

Mas não para por aí! Nos anos 90, surgiu o conceito das plataformas DAM (Digital Asset Management), solução criada para gerenciamento dos arquivos digitais com foco no armazenamento. Na época, o foco eram as indústrias, sendo praticamente nulo o acesso aos usuários em geral.

Entretanto, em virtude das necessidades das corporações em ter funcionalidades mais profissionais e complexas do que uma simples plataforma de Cloud Storage, as soluções DAM evoluíram e têm crescido exponencialmente, conforme revelou o último relatório da Research Nester. Segundo o estudo, o mercado global de DAM deve crescer 16,6% ao ano, de 2023 a 2035, e chegar a uma receita anual de US$ 33 bilhões ao final deste período.

Apesar de ambas as soluções se tratarem de programas de armazenamento, o serviço em nuvem e o software DAM se diferem em uma questão de design tão fundamental que afeta a aplicação do produto e experiências do usuário, podendo refletir na estratégia interna da empresa que pretende organizar sua bagunça digital.

Da Nuvem ao DAM: o que são essas plataformas

Centralizar, padronizar, distribuir em grande escala e de forma ágil e, principalmente, gerenciar os arquivos digitais. São essas as principais funções de uma solução DAM, que consiste em uma categoria de software capaz de garantir que todos os envolvidos nos processos possam consumir ativos digitais sempre aprovados, atualizados e centralizados de maneira rápida e segura.

Com destaque para a sincronização dos dados com todos os dispositivos, a Nuvem é um modelo de armazenamento de arquivos online. Como todas as informações ficam guardadas em um servidor, as alterações realizadas em qualquer um de seus dispositivos são propagadas para outros que estejam sincronizados. Todo esse processo depende da conexão com a internet.

Se por um lado as Cloud Storage concentram-se nos usuários e em suas coleções de arquivos, limitando as possibilidades de compartilhamento, as plataformas DAM são centradas em ativos. Quando se armazena algo no sistema, é compartilhado por padrão, o que facilita a atuação em equipe.

No caso de um armazenamento em nuvem, quando um arquivo é salvo em uma pasta, este item permanece privado, podendo tornar-se compartilhado - desde que o gestor opte por essa opção -, ou ser enviado por e-mail.

No entanto, esse modelo não é padrão da plataforma e, ao fazer isso, o profissional corre o risco de abrir brechas na rede interna pessoal e/ou empresarial por meio do acesso de usuários externos, além da possibilidade do e-mail compartilhado se perder em uma caixa de entrada lotada e extensa.

Por sua vez, um DAM, apesar de possibilitar restringir o acesso somente ao que o usuário deseja compartilhar por meio das funcionalidades de permissão e moderação, a plataforma foca em manter grandes coleções de arquivos e informações de modo a fornecer fácil acesso para grupos de usuários.

Após fazer o upload de um arquivo no DAM, outros membros da equipe podem localizá-lo facilmente, sem a necessidade de compartilhamento ou busca por um determinado link no e-mail.  Assertividade e produtividade no dia a dia

Por se concentrar no individual, a plataforma de armazenamento em nuvem presume que o usuário esteja familiarizado com as estruturas de pastas e o conteúdo de seus arquivos. Dessa forma, ela proporciona considerável flexibilidade para auxiliar na organização e gestão do conteúdo pessoal.

Já a solução DAM, uma vez que seu foco é a colaboração em grupo e o gerenciamento de ativos, assume que os usuários necessitam de auxílio para localizar um conteúdo. O valor predominante reside na possibilidade de encontrar uma imensa variedade de materiais, que outras pessoas também contribuíram, assegurando que o profissional tenha acesso à versão mais recente e aprovada do que está buscando.

De acordo com um levantamento feito pela Yapoli, a gestão de ativos digitais garante que os usuários da plataforma economizem 208 horas em um ano, o que equivale a 26 dias de trabalho. Se considerarmos um salário médio de R$5.000 e uma carga horária de trabalho de 160 horas/mês, cerca de 1 mil colaboradores utilizando a solução economizam, anualmente, mais de R$7 milhões.

Por isso, nesse sistema, há ferramentas que auxiliam na criação de estruturas comuns dessas informações, tornando a navegação mais segura, rápida e fácil sobre grandes quantidades de arquivos, o que torna o fluxo de trabalho de uma equipe mais assertivo, produtivo e ágil, além de garantir o retorno do investimento.

*Adalberto Generoso é cofundador e CEO da Yapoli.