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Por Beth Wada*

Quando uma entidade como MPI – Meeting Professionals International – com cerca de 23.000 associados, divididos em 71 capítulos e clubes ao redor do mundo, prepara seu maior encontro anual, há desafios proporcionais à diversidade e ao número de participantes. A edição de 2011 aconteceu em Orlando, FL, EUA, no mês passado. Nesse ano, houve a participação de cerca de 3.000 pessoas, sendo 15 brasileiros. O que motiva tais profissionais a se deslocarem do Brasil para uma Orlando com muito calor, em plena alta temporada? Conhecimento!

A agenda composta por atividades que buscaram atender três grandes objetivos – aprendizado, networking e motivação – contemplou as necessidades e expectativas de profissionais de eventos em diferentes estágios de atuação profissional. O MPI abriga categorias de profissionais de empresas públicas, privadas e do terceiro setor (organizadores e fornecedores da cadeia produtiva de Eventos) que subvencionam a participação de estudantes, professores e profissionais aposentados, a fim de garantir a disseminação e a preservação de experiências e conhecimento.

O futuro dos eventos não somente foi discutido, mas vivenciado, em sessões instigantes que chegaram a incomodar o incauto participante habituado às tradicionais palestras nas quais um expositor se incumbe de falar a uma plateia muitas vezes passiva e nem sempre interessada. Mais de cem sessões educacionais que versaram desde o encaminhamento de uma carreira profissional à cocriação de conteúdo, questões ambientais e uso de tecnologia para criação de comunidades; foram oferecidas em três dias, além das grandes palestras, com temas de reflexão e intenso uso de recursos de produção – cenografia, som e iluminação.

O Orange County Convention Center foi o local que abrigou as atividades educacionais, palestras, centro de imprensa, business center, espaço Zen, secretaria e áreas para o diálogo e a troca de experiências. Houve um grupo de buyers que se inscreveu para ter acesso a um pacote de benefícios – inscrição e hospedagem – com o compromisso de atender a uma agenda de reuniões com patrocinadores; tal ação fez com que a possível comercialização ocorresse em momentos pontuais, deixando boa parte da agenda exclusivamente para a troca de conhecimento.

Os participantes se distribuíram nos hotéis ao redor do centro de convenções, dois deles conectados ao mesmo por rampas e passarelas, facilitando o acesso a eventos paralelos e a serviços complementares, como encontros, recepções e a criativa ação do Escritório de Turismo de Montreal que ofereceu o café da manhã no apartamento de cada um dos participantes que o solicitasse na véspera do serviço, no pequeno estande que mantiveram no centro de convenções.

Também houve torneio de golfe, duas noites de cassino para entretenimento, ações sociais como o Clean the World, que permitiu a participação em um projeto de reaproveitamento de sobras de sabonetes e outros ammenities de hotéis para convertê-los em material para doação a instituições de caridade e a áreas que sofreram algum tipo de desastre natural.

Por tratar e buscar normatizar eventos verdes, houve a preocupação de aplicar princípios de sustentabilidade em diversas ações, como a opção, no ato da inscrição, de não receber a tradicional bolsa; na festa de abertura que ocorreu no Epcot Center, todos os talheres eram de madeira certificada; o programa foi disponibilizado em diversas plataformas – smartphones, tablets, PCs – a fim de minimizar a necessidade de distribuição de material impresso.

Esse uso de tecnologia também possibilitou a interatividade antes, durante e após o evento, permitindo a criação de comunidades com interesses comuns, entre os participantes. Também possibilitou a postagem de material complementar às sessões presenciais, a troca de impressões, a avaliação das atividades e o respaldo à comunicação de último momento, como a alteração de salas.

Dessa forma, o WEC cumpriu com seus objetivos de reunir os associados MPI e proporcionar três dias de genuína reflexão e troca de informações sobre o valor e o futuro dos eventos enquanto ferramenta de geração de negócios. Que venham os WEC 2012, em St. Louis, MO, de 28 a 31 de julho de 2012; WEC 2013, em  Las Vegas, NV, de 20 a 23 de julho de 2013; WEC 2014, em Minneapolis, WEC 2015, em San Francisco, WEC 2016, na Philadelphia...

*Beth Wada é presidente do Capítulo Brasileiro de MPI e  Diretora de Pós Graduação Stricto Sensu e da Escola de Turismo e Hospitalidade da Universidade Anhembi Morumbi.